Datenschutzbeauftragter (DSB)

Die Hochschule hat zurzeit keinen Datenschutzbeauftragten nach § 10 Landesdatenschutzgesetz bestellt.

Alle Mitglieder der Hochschule sind verpflichtet, sich datenschutzkonform zu verhalten. Bei der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten ist gemäß § 11 LDSG ein Verfahrensverzeichnis zu erstellen.

Jede öffentliche Stelle führt nach § 11 Absatz 1 Satz 1 LDSG „ein Verzeichnis der automatisierten Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden“ - das sog. Verfahrensverzeichnis. In dieses sind die in § 11 Absatz 2 LDSG genannten Angaben einzutragen, etwa die Bezeichnung des Verfahrens, die  Zweckbestimmung und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung und die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 LDSG. Nach dem Wortlaut müssen die Angaben spätestens dann im Verfahrensverzeichnis eingetragen sein, wenn mit dem Verfahren erstmals personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die öffentlichen Stellen, die keinen Datenschutzbeauftragten nach § 10 LDSG bestellt haben, müssen zudem dem Landesdatenschutzbeauftragten nach § 32 Absatz 1 LDSG den Einsatz und die wesentliche Veränderung eines automatisierten Verfahrens melden (ausgenommen die in § 11 Absatz 3 und 4 Satz 2 LDSG genannten Verfahren). Außerdem haben sie nach § 32 Absatz 2 LDSG spätestens gleichzeitig mit der ersten Einspeicherung die in das Verfahrensverzeichnis einzutragenden Angaben mitzuteilen.

Die erforderlichen Meldungen werden über die Kanzlerin an den Landesdatenschutzbeauftragten weitergeleitet.

Für die Beratung in datenschutzrechtlichen Fragen kann das Beratungsangebot der ZENDAS (Zentrale Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten), www.zendas.de, genutzt werden.

Häufig gestellte Fragen...

Für den Datenschutz gelten einige Grundsätze, die unbedingt einzuhalten sind. Die wichtigsten und für die Hochschule relevanten Grundsätze sind die Folgenden:

  • Sämtliche Daten dürfen ausschließlich für den Zweck verwendet werden, für den Sie erhoben (gesammelt) wurden. Ist dieser Zweck nicht mehr gegeben, so sind die Daten unverzüglich zu löschen bzw. zu vernichten.

  • Es dürfen keine "überflüssigen" Daten erhoben werden, sondern ausschließlich die Daten, die zur Erfüllung des Zwecks unbedingt notwendig sind.

  • Es muss für die Betroffenen transparent sein, welche Daten in welchem Umfang und zu welchem Zweck erhoben werden.

Eine seriöse Anlaufstelle für Informationen zum Thema Datenschutz ist die Zentrale Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten (ZENDAS). Auf deren Webseite finden Sie hilfreiche Informationen und Dokumente zum Download:

https://www.zendas.de/

Kurz gesagt: Alles, was gegen die unter Punkt 1 genannten Grundsätze des Datenschutzes verstößt, ist ein "No-Go". Dazu zählen zum Beispiel:

  • Daten nach Abschluss des Vorgangs aufheben (egal ob elektronisch oder in Papierform)
  • Daten für einen anderen Zweck verwenden als angegeben
  • Die Betroffenen nicht darüber informieren, was mit den Daten passiert
  • Zusätzliche Daten sammeln (die eigentlich nicht benötigt werden, aber vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt einmal interessant sein könnten)
  • und so weiter...

Der DSB unterstützt Sie generell bei allen datenschutzrechtlichen Fragen.

Wenn Sie ein Verfahren einführen möchten, bei dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, so sollten Sie den DSB in jedem Fall kontaktieren. Bitte überlegen Sie sich aber vorab, wie Ihr Verfahren ablaufen soll und füllen Sie die Vorlage für das Verfahrensverzeichnis aus.

Die Vorlage zur Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses können Sie von der Webseite der ZENDAS herunterladen. Dort finden Sie auch Hinweise zum Ausfüllen der Vorlage.

https://www.zendas.de/service/verfahrensverzeichnis.html

Geben Sie das vollständige Verfahrensverzeichnis beim Datenschutzbeauftragten ab. Dieser wird sich nach der Prüfung der Unterlagen mit Ihnen in Verbindung setzen.

Die Konsequenzen können Sie dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Landesdatenschutzgesetz entnehmen.

Bitte beachten Sie, dass der DSB keine Rechtsberatung durchführen kann.