Im International Office gespeicherte Daten und Datenhaltung

Unsere Informationspflicht nach Art. 12 EU-DSGVO

Stand Juli 2018

Verantwortlich im International Office: Leitung International Office

Im Sinne des Datenschutzes Verantwortlicher für die Hochschule Mannheim ist der Rektor.

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten: Datenschutzbeauftrager der Hochschule Mannheim ist Herr Haaz von UIMC. Anfragen richten Sie bitte an: datenschutzbeauftragter@hs-mannheim.de

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts des Landes Baden-Württemberg unterliegt die Hochschule Mannheim dem Landesdatenschutzgesetz BW (LDSG-BW) sowie einer Reihe weiterer Rechtsvorschriften wie z. B. dem Landeshochschulgesetz BW (LHG-BW), der Hochschuldatenschutzverordnung BW, dem Landesarchivgesetz - LArchG

Das International Office verarbeitet zum einen persönliche Daten von Beschäftigten, Daten von Studienbewerbern und -bewerberinnen sowie Daten von Studierenden nur zur Erfüllung der Dienstaufgaben. Rechtsgrundlage: LDSG §4 Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten

Löschfristen: Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten nach gesetzlicher Verpflichtung. Rechtsgrundlage: AnO Schriftgut 4.1 (10 Jahre) oder gemäß der entsprechenden Drittmittelvereinbarung wie unten angegeben.

Studierende, die die Hochschule Mannheim zum Zweck eines Auslandaufenthaltes verlassen (Outgoing)

Die Daten werden bei diesen Studierenden manuell aus dem von den Studierenden ausgefüllten Registrierungsbogen übernommen („Angaben zur Person, Kontaktdaten, Geplantes Auslandsvorhaben, Geplante Finanzierung“). Übermittlung von Daten an Partnerhochschulen: Nachname, Vorname, Geschlecht, Ebene des Studiums (Bachelor, Master), Studiengang, geplanter Zeitraum an der Gasthochschule, E-Mail Adresse. (Rechtsgrundlage: LDSG §6 Übermittlung personenbezogener Daten). 

Internationale Studierende, die an die Hochschule Mannheim kommen (Incoming)

Die Daten werden bei diesen Studierenden manuell aus dem von den Studierenden ausgefüllten Registrierungsbogen (Antrag Austauschstudenten) übernommen („Angaben zur Person, Kontaktdaten, Staatsangehörigkeit, Deutschkenntnisse, geplanter Aufenthalt, Finanzierung, Fakultät, betreuender Professor, Heimathochschule“).

Stipendien – Übermittlung von Daten an Stipendiengeber:

Das International Office verarbeitet die Daten, die von den Bewerbern in den Bewerbungsunterlagen an uns weitergegeben werden, nur zur Erfüllung der Dienstaufgaben und zur Abwicklung der Stipendien. Gemäß der Rechenschaftspflicht gegenüber den Stipendiengebern werden einige Daten an diese weitergegeben:

KHG Katholische Hochschulgemeinde ESG Evangelische Studierendengemeinde: Name, Anschrift, Nationalität, Fakultät, Semester, Matrikelnummer und die Auskunft ob der Studierende zurzeit eine Unterstützung seitens des International Office bekommt zur Abstimmung bei der Stipendienvergabe.

Stibet I und Stibet III: Name, Vorname, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum, Herkunftsland, Geburtsort, Neuförderung, Status (Bachelor, Master), Fächergruppe, Studienbereich, Geschlecht, Stipendienart, Dauer und Förderung insgesamt, Fördersumme, Datum der Auszahlung mit Belegnummer

DAAD Preis: Name, Vorname, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum, Herkunftsland, Geburtsort, Status (Bachelor, Master), Fächergruppe, Studienbereich, Geschlecht, Fördersumme, Datum der Auszahlung mit Belegnummer, Bild- und Pressebericht, Nominierungsunterlagen der Fakultät

PROMOS: Name, Vorname, Geburtsdatum, Hochschul-Email-Adresse, Herkunftsland, Zielland, Status (Bachelor- oder Masterstudierende), Zuordnung zu Fächergruppe (z.B. Ingenieurswissenschaften, Sozialwissenschaften, etc.), Geschlecht, Art der Auslandsvorhabens (Theoriesemester, Praxissemester, Abschlussarbeit), Förderzeitraum, Förderdauer in Monaten, Förderhöhe, Art der Förderung (Reisekostenpauschale); Aufbewahrungsfrist fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises (28.02.). DAAD Stipendien (PROMOS, Stibet): Die Löschung der Daten erfolgt nach 5 Jahren.

Baden-Württemberg-Stipendium: Bei Bewerbern/Stipendiaten des Baden-Württemberg-STIPENDIUMS werden alle personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Adresse, Email, Geburtsdatum, Kontodaten, Angaben zum Studium und Auslandsvorhaben) und Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Notennachweis, Empfehlungsschreiben, Sprachnachweis, Immatrikulationsbescheinigung) sowie der spätere Erfahrungsbericht aus dem Portal BWS-World extrahiert. Diese Daten werden von den Studierenden eigenhändig in o.g. Portal eingepflegt. Die Löschung der Daten bei uns erfolgt nach 10 Jahren.  

Studenten: Erasmus Datenaustausch im Mobility Tool:

Nachname, Vorname, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Bildungsbereich (Studiengang), Ebene des Studiums (Bachelor, Master), vorherige Teilnahme an Erasmus, Gasthochschule, Zielland, Aufenthaltszeitraum, Höhe der Stipendien, Anzahl der anerkannten ECTS, Behinderung, Alleinerziehend im Ausland

Die Löschung der Daten erfolgt je nach Höhe der Bewilligung für die Hochschule nach 3 bzw. nach 5 Jahren (≤ 60.000 € / > 60.000 €)

Studenten: Datenaustausch Erasmus Online Linguistic Support: E-Mail Adresse

Die Löschung der Daten erfolgt durch das Portal drei Jahre nach dem letzten Teilnehmer-Login.

Mitarbeiter/Professoren: Erasmus Datenaustausch im Mobility Tool:

Bei Mitarbeitern werden die Daten manuell eingetragen. (Name, Vorname, Fakultät, Bildungsinstitut bzw. Gasthochschule, Reisedaten) STA/STT Datenaustausch im Mobility Tool: Nachname, Vorname, E-Mail, Adresse, Geschlecht, Nationalität, Bildungsbereich, Ebene der Lehrtätigkeit (Bachelor-, Masterstudierende werden unterrichtet), Berufserfahrung, Gasthochschule oder Bildungsinstitut, Zielland, Aufenthaltszeitraum, Höhe des Zuschusses, Behinderung

Die Löschung der Daten erfolgt je nach Höhe der Bewilligung für die Hochschule nach 3 bzw. nach 5 Jahren (≤ 60.000 € / > 60.000 €)

Zugriff auf Ihre Datensätze: Zugriff auf die hier genannten Datensätze haben nach den jeweiligen Verzeichnisen der Verarbeitungstätigkeiten ausschließlich die Mitarbeiter des International Office und die Mitglieder der jeweiligen Stipendienauswahlkommissionen sowie die Systemadministratoren der Campus IT. Wir verpflichten uns, die Daten mit der gebotenen Sorgfalt zu behandeln

Ihr Recht auf Einsicht, Änderung und Löschung der Daten

Datenschutzbeauftragter: Erreichbarkeit des Datenschutzbeauftragten Herrn Haaz (UIMC) per E-Mail an:  datenschutzbeauftragter@hs-mannheim.de

Gerne weisen wir Sie auf Ihre Betroffenenrechte nach EU-DSGVO hin.

  • Informationsrecht (Sie finden alle Verfahren weiter oben im Text)
  • Auskunfts- und Widerspruchsrecht
  • Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (nicht relevant im Hochschulumfeld)

Auskunfts- und Widerspruchsrecht Sie haben das Recht Ihre Daten bei uns einzusehen, im Bedarfsfall ändern bzw. löschen zu lassen (sofern die Rechtsgrundlage zum Verarbeiten weggefallen ist!). Eine Auskunftserteilung für Verkehrs- oder Backupdaten ist ausgeschlossen (LDSG (neu) §9 Abs.1)

Wenn Sie Ihre Rechte auf Einsicht, Änderung oder Löschung wahrnehmen möchten, so wenden Sie sich bitte an io@hs-mannheim.de

Datenschutzerklärung Hochschule Mannheim

Protokolldateien/Logdateien siehe: www.cit.hs-mannheim.de

Auf diesen Seiten erhalten Sie auch Informationen zu der Verwaltung und Bearbeitung von elektronischen Anfragen über ein Ticketingsystem und zur Authentisierung über zentrale Kennung.