Datenschutzbeauftragter (DSB)

Die Hochschule hat einen Datenschutzbeauftragten nach § 10 Landesdatenschutzgesetz bestellt. Seit dem 01.01.2018 nimmt Herr Hirsch von UIMC diese Aufgabe wahr.

Alle Mitglieder der Hochschule sind verpflichtet, sich datenschutzkonform zu verhalten. Bei der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten ist gemäß § 11 LDSG ein Verfahrensverzeichnis zu erstellen.

Jede öffentliche Stelle führt nach § 11 Absatz 1 Satz 1 LDSG „ein Verzeichnis der automatisierten Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden“ - das sog. Verfahrensverzeichnis. In dieses sind die in § 11 Absatz 2 LDSG genannten Angaben einzutragen, etwa die Bezeichnung des Verfahrens, die  Zweckbestimmung und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung und die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 LDSG. Nach dem Wortlaut müssen die Angaben spätestens dann im Verfahrensverzeichnis eingetragen sein, wenn mit dem Verfahren erstmals personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Sie finden Vordrucke für Verfahrensverzeichnisse auf den Webseiten der Zendas www.zendas.de/service/verfahrensverzeichnis.

Wir reichen für Sie Ihr Verfahrensverzeichnis beim Datenschutzbeauftragten ein. Reichen Sie uns dieses bitte in Papierform ins Postfach der Kanzlerin ein oder senden sie an Frau Gietzen. Wir sichten Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit und leiten diese dann postalisch an den Datenschutzbeauftragten weiter, der sich dann mit Ihnen direkt abstimmen wird.

Als gute Informationsquelle zu datenschutzrechtlichen Fragen können Sie auch das Beratungsangebot der ZENDAS (Zentrale Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten), www.zendas.de, nutzen. Den Datenschutzbeauftragten, Herrn Hirsch, erreichen Sie unter der E-Mailadresse datenschutzbeauftragter@hs-mannheim.de.

 

 

Häufig gestellte Fragen...

Für den Datenschutz gelten einige Grundsätze, die unbedingt einzuhalten sind. Die wichtigsten und für die Hochschule relevanten Grundsätze sind die Folgenden:

  • Sämtliche Daten dürfen ausschließlich für den Zweck verwendet werden, für den Sie erhoben (gesammelt) wurden. Ist dieser Zweck nicht mehr gegeben, so sind die Daten unverzüglich zu löschen bzw. zu vernichten.

  • Es dürfen keine "überflüssigen" Daten erhoben werden, sondern ausschließlich die Daten, die zur Erfüllung des Zwecks unbedingt notwendig sind.

  • Es muss für die Betroffenen transparent sein, welche Daten in welchem Umfang und zu welchem Zweck erhoben werden.

Eine seriöse Anlaufstelle für Informationen zum Thema Datenschutz ist die Zentrale Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten (ZENDAS). Auf deren Webseite finden Sie hilfreiche Informationen und Dokumente zum Download:

https://www.zendas.de/

Kurz gesagt: Alles, was gegen die unter Punkt 1 genannten Grundsätze des Datenschutzes verstößt, ist ein "No-Go". Dazu zählen zum Beispiel:

  • Daten nach Abschluss des Vorgangs aufheben (egal ob elektronisch oder in Papierform)
  • Daten für einen anderen Zweck verwenden als angegeben
  • Die Betroffenen nicht darüber informieren, was mit den Daten passiert
  • Zusätzliche Daten sammeln (die eigentlich nicht benötigt werden, aber vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt einmal interessant sein könnten)
  • und so weiter...

Der DSB unterstützt Sie generell bei allen datenschutzrechtlichen Fragen.

Wenn Sie ein Verfahren einführen möchten, bei dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, so sollten Sie den DSB in jedem Fall kontaktieren. Bitte überlegen Sie sich aber vorab, wie Ihr Verfahren ablaufen soll und füllen Sie die Vorlage für das Verfahrensverzeichnis aus.

Die Konsequenzen können Sie dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Landesdatenschutzgesetz entnehmen.

Bitte beachten Sie, dass der DSB keine Rechtsberatung durchführen kann.