Datenschutzbeauftragter (DSB)

Die Hochschule Mannheim hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Der Datenschutzbeauftragter der Hochschule Mannheim ist Dr. Heiko Haaz (UIMC Dr. Voßbein GmbH & Co KG). Herr Haaz nimmt gemeinsam mit Herrn C. Hirsch die Aufgaben an der Hochschule Mannheim wahr. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter der E-Mailadresse datenschutzbeauftragter@hs-mannheim.de

Postalisch
UIMC DR. VOSSBEIN GmbH & Co KG
Unternehmens- und Informations-Management Consultants
Nützenberger Straße 119
42115 Wuppertal

Mit der neuen EU-DSGVO entfällt die Pflicht, das (öffentliche) Verfahrensverzeichnis für jedermann verfügbar zu machen. Ein internes Verfahrensverzeichnis nach Art. 30 DSGVO müssen Verantwortliche für Verarbeitungsprozesse jedoch weiterhin führen. Ein Einsichtsrecht besteht nur für Aufsichtsbehörden.

Ins Verfahrensverzeichnis – neu „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“, kurz VVT gehört in jedem Fall:

  • Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
  • Verantwortlicher Bereich
  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
  • Rechtsgrundlage des Verfahrens (nur in Ausnahmefällen eine Einwilligung)
  • Zwecke der Verarbeitung (transparent)
  • Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten
  • Kategorien von Empfängern, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen
  • vorgesehene Fristen für die Löschung/Sperrung der verschiedenen Datenkategorien

Vergessen Sie bitte nicht, dass Sie die Betroffenen informieren müssen und das möglichst ohne Medienwechsel. Diese Informationspflichten finden Sie in der DSGVO Art.12-14.

Vordrucke für VVTs bekommen Sie im internen Moodle Kurs "Datenschutz und Informationssicherheit", in den Sie sich einschreiben können.

Regelbetreuungstermine

Die Regelbetreuungstermine stehen Ihnen zur Verfügung, sobald Sie sich mit Ihren zentralen Zugangsadaten eingeloggt haben.

Bitte reichen für Sie Ihr VVT zuerst beim DISMS-Team disms@hs-mannheim.de ein. Wir sichten Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit, beantworten Ihre Fragen und leiten das VVT dann elektronisch an den Datenschutzbeauftragten weiter, der sich dann mit Ihnen direkt abstimmen wird.

Als gute Informationsquelle zu datenschutzrechtlichen Fragen können Sie auch das Beratungsangebot der ZENDAS (Zentrale Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten), www.zendas.de, nutzen.

Häufig gestellte Fragen...

Für den Datenschutz gelten einige Grundsätze, die unbedingt einzuhalten sind. Die wichtigsten und für die Hochschule relevanten Grundsätze sind die Folgenden:

  • Sämtliche Daten dürfen ausschließlich für den Zweck verwendet werden, für den Sie erhoben (gesammelt) wurden. Ist dieser Zweck nicht mehr gegeben, so sind die Daten unverzüglich zu löschen bzw. zu vernichten.

  • Es dürfen keine "überflüssigen" Daten erhoben werden, sondern ausschließlich die Daten, die zur Erfüllung des Zwecks unbedingt notwendig sind.

  • Es muss für die Betroffenen transparent sein, welche Daten in welchem Umfang und zu welchem Zweck erhoben werden.

Eine seriöse Anlaufstelle für Informationen zum Thema Datenschutz ist die Zentrale Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten (ZENDAS). Auf deren Webseite finden Sie hilfreiche Informationen und Dokumente zum Download:

https://www.zendas.de/

Kurz gesagt: Alles, was gegen die unter Punkt 1 genannten Grundsätze des Datenschutzes verstößt, ist ein "No-Go". Dazu zählen zum Beispiel:

  • Daten nach Abschluss des Vorgangs aufheben (egal ob elektronisch oder in Papierform)
  • Daten für einen anderen Zweck verwenden als angegeben
  • Die Betroffenen nicht darüber informieren, was mit den Daten passiert
  • Zusätzliche Daten sammeln (die eigentlich nicht benötigt werden, aber vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt einmal interessant sein könnten)
  • und so weiter...

Der DSB unterstützt Sie generell bei allen datenschutzrechtlichen Fragen.

Wenn Sie ein Verfahren einführen möchten, bei dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, so sollten Sie den DSB in jedem Fall kontaktieren. Bitte überlegen Sie sich aber vorab, wie Ihr Verfahren ablaufen soll und füllen Sie die Vorlage für das Verfahrensverzeichnis aus.

Die Konsequenzen können Sie dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Landesdatenschutzgesetz entnehmen.

Bitte beachten Sie, dass der DSB keine Rechtsberatung durchführen kann.

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